正しく、相手に思い通りの内容を理解してもらう資料作りのコツ

こんにちは、AKiMuraです。

最近、文章を色々なところで書かせていただく機会が増えて、自分が言いたいことを正しく伝えるって本当に難しいなぁ…と実感してます。

 

 

仕事でも、物事を正確に伝えなければいけない場面は、たくさんありますが、自分の言いたいことがうまく伝わってないなぁ…と思う経験はないですか？

どんな人が読むのかを意識する

 

私の仕事は幾つかの外部システムを５人メンバーで問い合わせ窓口になりながら、自社の新規システムを開発するという体制です。休みはシフト制なので、全員が出勤している日もあれば、１人が休みの日もありまちまち。

 

そのため、問い合わせなどは複数の担当者が編集できるシステムで管理しています。稀に問い合わせ内容が完了していなくて、別の担当者が問い合わせの続きを対応する時もあるからです。

 

こんな場面の時は、自分が対応した内容などを技術的にかつ誰が見てもわかるように書かないと意味がありませんよね。

要は引き継ぎ資料のようなものなので、それを見た人が続きの作業をできなければ意味がありません。

 

先日ちょっとトラブルのようなものがあって、引き継ぎ文章を読んでいたのですが、まず読んだ後に、「この作業をしているということは、◯◯ということだろう」と推測しなければいけない文章が結構多い。

 

担当者は慣れきっている作業や分かりきっている作業なのでその文章でも、行間を埋めてくれる知識があるので問題はないのです。

 

しかし、あまり詳しくない人にとってはその行間を埋める知識がないので、なぜその作業をやっているのかほとんど伝わらないんだということに気がつきました…

 

特に引き継ぎをする時には、「前提→なんのためにやる仕事か→どんな仕組みか→考えられる問題に対処する方法」などを考えつつ、誰に向けて書くのかを考えることが必要なんだなと思います

 

理解度がまちまちな人を対象にする場合は、知識ゼロが前提

個人的には、誰に伝わらないということが許されないコラムなどでは前提を決めてしまうという手があります。

 

これはある方のセミナー講師用の講演会に行った際に学んだことです。

これから話す内容の前提を決める手法、それは「冒頭に質問をする」ということです。前提を先に話すことで理解度や予備知識のレベルがまちまちな人たちに統一した概念を共有するというのが目的です。

 

この記事も最初に質問を入れてます（笑）

 

「自分の言いたいことがうまく伝わってないなぁ…と思う経験はないですか？」と質問したのは、これから言いたいことをうまく伝えるにはどうすれば良いのかというテーマで書きまっせということを、読み手に伝えるため。（伝わってなかったらどうしよう…笑）

 

ビジネス文書などでは、まさか質問で始めるわけにはいかないので

（この問い合わせはなぜ起きてしまったのでしょうか？みたいな書き出しはしないですよね…笑）

 

今書こうとしている前提はコレ！と書いちゃうのです。

 

例えば、「この事象は◯◯が起因して発生していると考えられます」などを先に言っちゃう。そうすると、この◯◯の部分が問題なのね、ということがすぐにわかりますよね。

 

本日も最後までお読みいただきありがとうございます♪

AKiMura