働いている時間を大切にするために、会議の前に最低限やっておいて欲しいこと
こんにちは、AkiMuraです。しばらくぶりに仕事に復帰しましたら、会議ばかりで強制的に仕事モードに戻りました 笑
会議…あれが日本の長時間労働の一番の原因じゃないかと、毎度思うのですが、なかなかやめられない会議。
私の印象では、仕事のスピードが遅い人ほど会議を長く設定したがる傾向にあると思っています。
そんな長時間付き合わされる会議の前にやっておかないといけないこと…それは社内の確認です！
内部での確認事項はあらかじめやっておいてくださいませんか？
会議が多い職種だと思うのですが、会議や打ち合わせの中で最も厄介だと思っていることがあります。それは、「社内担当者間の確認不足」です。
なぜ、１メートル半径にいるのに確認できないんだろう…と毎回思うのです。取引先やお客さまとの会議よりも厄介な社内の情報共有不足。
会議は事前準備が８０パーセントくらいの比重があると思います。
事前確認があまり上手ではない会議だと、会議のその場で決定事項などを検討しようとする人っていませんか？
関連部署のメンバーを１０人以上も集めて、「これってどうしましょう」と持ちかける手法は、もはや会議ではなく相談だ！と毎回キレそうになります。
そして、部署内で相談や膝を付け合わせた打ち合わせを繰り返していないので、会議中に同じ部署内で展開されるような、あぁでもない、こうでもないというのを他のメンバーが無言で見ている時間が広がった日には自分が仕事してないんじゃないかと思うほどです。
すみませんけど…部署内部での確認くらい、会議の事前準備でやっておくことってできないのでしょうか？
とりあえずみんなの時間を無駄にしている、という感覚がないんだろうかと不思議に思うくらいです。
会議は相手と確認する場です。
個人的に会議というのは、会議前にすでに方向性は決まっていなければいけないと思います。
まず、「何をするための会議なのか」ということが決まっていない会議はダラダラしたり、あぁでもないこうでもないという検討会の場になりがちですよね。
会議を設定すべき内容というのは、個人的に３つあると思います。私が会議を設定する時は、直接会ってやったほうが効率的になる、というのを基準にしています。
- メールや電話では確認しずらい、もしくは時間がかかる内容
- 作成した資料で説明するべき内容
- 決まったことに対して、共通認識を持つべき内容
何を確認するかはそれぞれですが、会議はその場で検討を進めるためにあるのではないのです。
会社や組織には、それぞれの部署、担当、人に役割があります。
違う役割を担った複数人が１つの仕事を作り上げるために、各々で仕事をします。
その各々が日々検討し、確認し、提案なり方向性なりを決めてきた成果を確認する。
会議は、お互いの不利益、目的達成のために矛盾がないか、課題がないかを各々の視点で確認するための場なのだと思っています。
相談したい会議は、あらかじめ相手に聞きたいことを確認する
システムという仕事の性質上、相談事がものすごく多いのも私の職種の特徴です。ITに疎い人が多い会社なので、やたらに電話がかかってきたり、会議のアポが入ったりします。
相談されることは好きなのですが、会議設定時に「◯◯のことを相談したくて、会議を設定しました」と言われることがほとんど。
この場合は、「◯◯の何に件についてですか？？」と必ず事前に用件を電話で聞きます。
というのも、相談される内容の詳細によっては確認が必要だったり、即答できないことも多いのがシステム系の相談。
そんな場合に、会議で相談を受けて持ち帰って別日に回答…なんて非効率！！！( ´・д・)と思うからです。
あらかじめあたりをつけて調べていけば、その場でほとんど回答することができますし、用件に対して不足する内容が明らかに減ります。
相手が聞きたい内容について、会議内で答えられれば、自分の仕事はそこで終われるものがほとんどになるということです。
相手にとっても、回答が６０パーセントくらい得られれば、他の回答を待っている間に先に進めますよね。
こうしていかないと、会議のたびに宿題を持ち帰る羽目になります。
１日に３〜４時間も会議をしていると、ほとんどデスクで仕事をしている時間がなくなります。
自分のやるべき仕事がどんどん増えていくのに、仕事をこなす時間は減っていくという負のループにはまっていってしまいます。
ｳﾜｧｧ━━｡ﾟ(ﾟ´Д｀ﾟ)ﾟ｡━━ﾝ!!
たかが会議ですが、されど会議！
定時で自分の仕事を終わらすためには、自分の仕事量を減らすことを考える必要がありますよね。
ちなみに私の会議時間は３０分単位です。
その代わり事前準備に１〜２時間くらいは使います。
会議を効率化する方法…まだまだありそうです…
ぜひ、こうすると会議時間を減らせるもしくは、実りの多い会議にできる！というアイディアがありましたら、私にも教えてください(●´ω｀●)
本日も最後までお読みいただきまして、ありがとうございます。
