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プレ起業でビジネス女子*華の命は短い*

個人起業を目指すOLの本業をやりつつ、キャッシュポイントを増やすための学びを共有するブログ

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無駄な会議をなくすために、あなたがするたった1つのこと

こんにちは、AKiMuraです

 
突然ですが、会議の目的ってなんですか?
毎日自分の抱えている業務が忙しいのに、あぁじゃない、こうじゃないと悶々とする会議してませんか?
会議ばかりに時間を取られているという方は、会議の目的をきちんと設定することで会議時間を短くすることができます!
 

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会議は何をするものなのかを明確に

ただ延々と続けられる無駄な時間は、仕事の効率や個人の生産性の点でも、なるべくなら作りたくないものですよね。
 
「今日も無駄な会議に費やして、自席に戻ったらもう終業時間…」なんてことは会社に勤める人なら誰でも経験があると思います。
 
オロオロ(゚ロ゚;))((;゚ロ゚)オロオロ
 
会議を設定する時、きちんと明確な目的を持っていますか?
自分で設定しない場合でも、なぜその会議に呼ばれているのか確認してますか?
 
まず、自分で会議を設定する場合は、あらかじめこういう目的で集まって、これこれを確認します!とアポを取る際に言ってしまいます。
逆を言うと、何のためにこの会議をするのかということが宣言できない会議は、しなくても良いものとして、目的を見直しています。
 
人から呼ばれた会議については、会議の前に担当者に速攻電話!←絶対面倒くさいと思われているハズデス…
ヽ(●´Д`●)ノ ハニャ~
 
面倒臭いと思われたとしても、そこは私は気にしません!なぜなら、その会議に出るか出ないかで自分が残業するかしないかが変わるから!
もし目的を確認して、「この会議、目的ないわ〜」って思ったら自分が確認したいことなどを持って行って確認しちゃうくらいの勢いが大切。
 
時間は限られてますし、無駄な会議をするんだったら、人の時間をぶん取るぐらいじゃないと、残業はやめられないんですね…悲しいことに。
 

会議をする基準は簡単です!

会社では無駄な会議が多いのは周知の事実ですが、逆に会議をしなければいけない時ってどんな時なのでしょう?
 
私が思う、これは会議が絶対いる!という基準は実にシンプル!
  1. 資料を読んだだけでは相手が理解するのが困難な内容
  2. 外部の取引先とのご挨拶や信頼関係を築くのに必要な顔合わせ
  3. 面と向かって確認しないと誤解が生まれそうな内容
  4. 複数の人や部署、会社がまたがる場合に決定事項を全員に伝えたい時
  5. 上長の判断、承認、許可が必要な時
これ以外の担当間の「ただ情報を共有したいだけ」という目的の会議や、「とりあえず話したら、なんか見つかるかな」的な会議はほとんど出ないか、15分程度で切り上げてしまいます。
 
そもそも、「とりあえず話す」という会議ほど目的が不明確なゆえ、何を話し合えば良いのか訳が分からなくなる可能性が高い…そんな無駄な時間を費やしている暇は、働く女にはない!とここでも強い気持ちを持ちますよ♪
 

ブレストは下準備が大事です

複数の人が集まってアイディアを出し合うブレスト。
あれが唯一「とりあえず話す」が成立する会議だと思います。まぁ会議というより「打ち合わせ」でしょうか。
 
ブレストをする場合は、「手ぶらで行く」ということを避ければ、視点を広げるにはとても良い手段だと思います!
 
ブレストで大切なのは、みんなの意見を出し合って、今までに見ていなかった視点から物事を考えたり、実現する方法を考えたりできること。
 
何も考えずに身ひとつで参加する方も多いかもしれませんが、議題やテーマに沿った内容を先に考えて自分のアイディアを発表できるレベルまで調査や検討をしなければ、効果は半減だと思います。
 
いかがでしたでしょうか?
いつの間にか時間が過ぎていく…という方は是非会議の目的を見直してみてはいかがでしょうかヽ(*・ω・)人(・ω・*)ノ
 
本日もお読みいただきありがとうございます♪
AKiMura