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プレ起業でビジネス女子*華の命は短い*

個人起業を目指すOLの本業をやりつつ、キャッシュポイントを増やすための学びを共有するブログ

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残業をしないためには、やるべき業務量を時間の横と縦で割り振る

最小限の時間と労力で働くスキル

久しぶりになってしまいました…AkiMuraです。

実は少し長い休暇に入るため、バタバタ仕事を引き継ぎ、ほかの部署のヘルプにも入って、婚活事業の事業計画見直して…なんてやっていたらこちらから離れてしまったヽ(●´Д`●)ノ ハニャ~
 
さて、最近「仕事を半分にする」「残業を0にする」とネットのビジネスニュースでも新聞でもどこでもかんでも残業を減らそう旋風ですね…
 
政府からも残業を1ヶ月80時間を上限にするというニュースが出ていました。→本文こちら
 
まぁ、私からしたら1ヶ月80時間でも多いけどね!
…過労死の上限だから当たり前だけど…
 

総合職、プロジェクトリーダーでもほぼ毎日残業ゼロの仕事管理術

時間管理って本当に難しいですよねー。朝出勤して闇雲に仕事を始めると、なんか今日余裕かも(●´З`●)ゝって思った矢先に仕事が降ってくるなんてことは山ほどです。

 
「余裕♪」って思っていた私の数時間前を返して!!と思うほど、途中で降ってきた仕事が重かったりしますよね。
 
緊急度が高いとか、時間がないとか、分量が多いとか自分が今日やろうって思っていた仕事たちをものすごい圧迫してくる。
 

突然降りかかる仕事も、自分の仕事も時間内に終わらせる方法

こんな時に、私がやっているのは「自分でコントロールができる仕事をできるだけ緻密に管理する」ということです。
もっと言ってしまうと、自分の仕事は締め切りよりも早く終わらせておくんです。
「そんなの無理、今だっていっぱいいっぱいなのに!!!」って方には、ここでこっそり仕事を早く終わらせるコツをお教えしますね♪(こっそりじゃないけど 笑)
 
だけどいつ何時にか降ってくる仕事は予測ができない。だから突然頼まれた仕事を最初から計算に入れて業務を割り振っておくんです。
 
自分の仕事を早く終わらせるのに意識するポイントは、分解・テンプレート化・作業の一極集中です!
 
この3つのコツについては、また次の機会に具体的に書こうと思います。
今日はこれら突然振られた仕事と自分の仕事をきっかり終わらせるために、時間を割り振る方法をご紹介します。
 

カレンダーの横を意識して、だいたいの締め切りを決める

カレンダーで横といえば…そう!週です!
まず、一週間単位でどの日に何が完了していなければいけないかを決めて行きます。重要なのは「自分で締め切りを決める」こと。
 
上司から、お客さんからこの日までに必要だよって言われた日の3日〜1日前を想定して締め切りを決めちゃいます。このバッファーがめっちゃ大事!(`・ω・´)ゞ
できなくてもいいの。とりあえず「自分で決めた」からね!笑
 
だいたい1週間くらい猶予があれば、3日前。
3日前なら、1日前。
残された時間にもよってくるので、何がなんでも3日!じゃなくて大丈夫。ここはゆるく、ちょっと自分を甘やかす( *¯ ³¯*)♡ 笑
 

締め切りが決まったら、カレンダーの縦に仕事を割り振る

カレンダーで縦といえば…そう時間です!
あ、バーチカル(というの?)のカレンダーを持っていない人は縦じゃないかもしれない…けど…縦とします!(●´З`●)ゝ
 
1つの仕事に対して、締め切りは決まっている(自分で決めた)ので、今度は1日の時間でその仕事を何時間やるかを決めます。ほかの仕事との兼ね合いもあるので、最終的にパズルみたいになっちゃうんですが、とりあえず1つずつ決めて行きます。
 
3日後に締め切りになる仕事が3つあるとしたら、この3日でどの仕事にどれくらいの時間を割り振るかを決めます。
 
これも私はそんなに厳密にはしません。
「この仕事って1時間かかる?2時間?3時間…もしや終わらない?!( ´・д・)」って悩む時間が1時間あるなら、はよやれ!って感じなのでここには時間かけません。
 
もし、割り振っていって終わらないかも…と仕事をしているうちに感じたら、そこは致し方ないので残業しましょう。
 
終わらないかも…と感じても、ほかの仕事が意外に早く終わったとか、やらなくていい作業が出てきた、とか状況の変化もあるからこの時点では終わらなかったら、残業の◯時間で終わらせる!と決めておきます。
 
でも残り3日全部残業はダメですよ!!あぶれた分だけにしてくださいね。
明日やれる仕事は、明日やる。
今日終わらせるべき仕事を、今日やる。
 

1日の全部を自分の仕事で埋めない

私は自分の勤務時間のうち、だいたい8割くらいしか自分の仕事で予定を埋めません。仕事の性質上、急にお願いされる、急に相談されるなんてことは日常茶飯事だからです。
 
目一杯に自分の仕事で予定を埋めても、どのみち横入り的な仕事を頼まれるので、自分の仕事を中断せざるを得ないことがあります。
 
前は急な仕事が入っているたびにイライラしていたのですが、今は仕事と仕事の間に30分〜1時間程度フリーな時間を作っています。
 
もし何も入らなかったら、終わっていない仕事をやったり、別の仕事を早めに着手したり…やることはなんだかんだありますので、なんだか得した気分♪
 
逆に急に仕事が入ってきても、この時間に終わらせるようにすればいいので気持ちに余裕が生まれます。

もし本当に業務量が多くて終わらないのだとしたら…

業務量がキャパシティを明らかに超えている場合には、もうその量を減らす他に方法はありません。
 
なぜこの作業や仕事をやらなければいけないのか?という問いに対して、小学生にでもわかるような説明をできない仕事は、やる意味があるかを再考するというのが私のやり方です。
 
皆が便利なようにしておくため
次に使う人がつかいやすいようにしておくため
お金を稼ぐため
 
簡単な言葉にして、一言で説明ができないようであれば、やる必要がある仕事なのかを判断して、辞めるという勇気も必要だと思います(`・ω・´)ゞ
 
 
業種や業務の内容によって難しいこともあるかもしれませんが、残業をしないように仕事をするには、期限が細かく決まっている方が仕事は終わります。
 
期限は自分で締め切り前を設定する・いつまでにやっておくべきかを割り振る・今日何に何時間使うかを割り振る
 
これでだいぶ仕事のスムーズさや片付きかたが変わると思います!
 
本日も最後までお読みいただきありがとうございます♪