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プレ起業でビジネス女子*華の命は短い*

個人起業を目指すOLの本業をやりつつ、キャッシュポイントを増やすための学びを共有するブログ

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一体何がいいたいの?!と思われない資料作成のコツ

最小限の時間と労力で働くスキル

こんにちは、AkiMuraです。最近寒すぎやしませんか…(´・ω・`)

寒いの嫌いなので、早く夏がこないかなぁ〜〜♪と願うばかりです。(気が早い…笑)

 

さて、今日は後輩サラリーマン君の資料を見て、なんか初々しいな…と思ったことがありました!

 

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せっかく作った資料なのに、何を言いたいのかわからない!!!!!

 

今や中堅社会人には許されないのに、若手は許されるのか!!( ̄□ ̄;)と自分のいる立場を実感するワタクシ…

こういう時、周りの人は何も言わないんですね…

 

人の資料ってそもそも、何を言っているんだか読み解くのって大変じゃないですか?

私だけ?読解力ないのかな…

 

共有されても、「だから何?」的な感想を持つものが結構多い。

これはどんなに経験がある人でもやりがちなことです。

資料を渡されて、一体何を言いたいのだろう…っていうか私は何をすればいいの?という資料がわんさか出てきます…( ̄□ ̄;)!!

 

私は比較的自分の資料作成の確度は高いと評価を受けることが多いので、こうならないためのコツを少しご紹介します!

 

確度が高いとは、30分〜1時間くらいで作れて、上司や相手に報告しても「うん、わかった」と言われる資料のことです。

 

誰でもできる上に簡単、だけど資料をぐんっとブラッシュアップできると自信があります(●´З`●)ゝ

 

資料の目的を決める

この資料は何のために作るのか…ということを資料を作成する前に考えていますか?

個人的には、資料を作成する目的は3つあると思います。

  1. 情報共有、報告事項
  2. 指示を仰ぎたい、もしくは相談したい
  3. 提案事項
これ以外にもあるかもしれませんが、今の所私が多く作っているのはこんな感じです。この中のどれに当てはまるのかを考えた上で、この資料が語ってくれることは何かを必ず決めます。

誰に言っているのかを決める

資料の内容を全く知らない人に話すのか、それともある程度知っている人に話すのかで力の入れどころって違ってきます。
 
たとえば、料理を全く知らない人に、「料理」という行動を説明するならば、「材料を加工して人が食べれるようにする行為です。」となります。
 
だけど料理を知っている人に同じ説明をしたら、「この人何言ってんの?そんなのわかっとるわ!」って思われてしまいますよね?
 
仕事でもこれは同じで、課長に報告するのか、部長に報告するのか、社長に報告するのかで全くもって資料で語るストーリーは違います。
 
だから一体誰宛にこの資料を作るのかっていうことを、資料を作る前に考えなければいけません。
 
この2つを意識するだけでも、かなり確度の高い資料が作れますよ♪
実際に私もこの方法でバシバシ資料を作っては、色々な人と打ち合わせをしています!
 

また資料を作る手順をテンプレート化しておくと、30分くらいで資料を作れるようになります!

 

先日仕事を分解したほうが早く終わりますよ〜ということをご紹介しました。(記事本文は→こちら

 

私はこの分解+テンプレート化で今月も残業時間0です。

定時に帰れるようになると、お家ご飯を楽しめる、夜が長い、好きなこと(ブログや自己啓発の勉強、お風呂に浸かれる…)など、自分の時間がもっと楽しめるようになります♪

 

ぜひ、残業ばっかりで疲れてきた…と思ったら試してみてください〜(@´з`@)ノ゙

 

 

最小限の労力で、最大限のパフォーマンスを出して、唯一無二の存在になる。

AKiMura